Zgodnie z definicją podróż służbowa jest podróżą wykonywaną w ramach pracy. Jest to podróż do innego miasta związana z charakterem pracy. Może to być konferencja prowadzona w innym mieście, która tematycznie związana jest z tematem naszej pracy. Właśnie ten związek podróży z wykonywanymi czynnościami w pracy jest warunkiem do jej rozliczenia.
Kogo można delegować?
Zgodnie z Kodeksem Pracy pracownik wykonuje podróż służbową na polecenie pracodawcy, do innego miasta niż siedziba firmy lub stałe miejsce pracy. W podróż służbową może być wysłany każdy pracownik wykonujący pracę w ramach umowy o pracę, zlecenie czy dzieło. Osoby zatrudnione na umowę o dzieło bądź zlecenie muszą mieć w niej osobny zapis o ponoszeniu kosztów podróży służbowej. Osoby zatrudnione na zasadzie umowy o współpracę powinny podpisać dodatkową umowę, określającą warunki podróży. Jeżeli chodzi o wolontariusza lub członka stowarzyszenia, warto zawrzeć umowa wolontariacką, w której będzie zapis dotyczący podróży służbowych.
Jak rozliczyć podróż służbową?
Każda firma ma prawo sama ustalać wewnętrznie sposób rozliczania podróży. Powinna jednak kierować się przy tym przepisami prawnymi dla sfery państwowej i samorządowej. Z pewnością przyda się znajomość Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Decydując się na inne formy rozliczenia, trzeba zawrzeć jej warunki w polityce rachunkowości, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę i innych dokumentach wewnętrznych.
Jakich potrzebujemy dokumentów do rozliczenia?
Głównym dokumentem potrzebnym do rozliczenia podróży służbowej jest dokument “organizacja-delegowany”. Załączniki do tego dokumentu stanowią dowody na to, jakie zostały poniesione koszty. Przykładowo mogą to być faktury, bilety lub rachunki. Bilety za przejazd w dane miejsce, muszą być związane z rzeczywistą podróżą, jaką pracownik odbył w ramach podróży służbowej. Podróże wykonane samochodem służbowym rozlicza się na podstawie faktury za paliwo, natomiast całość kosztów utrzymania samochodu, rejestrowana jest w ewidencji przejazdów.
